Le télésecrétariat médical est une tendance en croissance qui facilite la vie des professionnels de santé. Il permet de déléguer certaines tâches administratives à des secrétaires externes spécialisées, améliorant ainsi l’organisation du cabinet et la satisfaction des patients.

Qu’est-ce que le télésecrétariat médical ?

Le télésecrétariat médical, également appelé assistanat administratif médical, est un service d’accueil téléphonique et de gestion administrative externalisé, particulièrement adapté aux besoins spécifiques des cabinets médicaux et paramédicaux. Ce service inclut généralement :

  • La prise de rendez-vous
  • La confirmation de rendez-vous
  • La gestion des appels entrants et sortants
  • Le suivi des dossiers médicaux et des facturations

Les avantages du télésecrétariat médical

Avoir recours à un service de télésecrétariat médical présente de multiples atouts pour les praticiens :

Gagner du temps

En déléguant les tâches administratives à une équipe de secrétaires externalisées, les professionnels de santé peuvent se concentrer sur leurs patients et leur activité médicale. De plus, cela évite au personnel soignant d’être constamment interrompu par des appels téléphoniques.

Réduire les coûts

Le recours à un service de télésecrétariat médical permet d’économiser sur les charges liées au personnel (salaires, congés payés, formation) et aux locaux. De plus, le médecin ne paye que pour les services dont il a réellement besoin, ce qui représente une économie supplémentaire.

Améliorer la qualité de l’accueil téléphonique

Les secrétaires spécialisées en télésecrétariat médical sont formées pour répondre rapidement et efficacement aux patients tout en respectant leur confidentialité. Ainsi, ces derniers bénéficient d’un accueil téléphonique de qualité et d’une prise en charge rapide de leurs demandes.

Adapter les horaires

Le télésecrétariat médical offre une grande flexibilité quant aux horaires d’ouverture du cabinet, puisque les secrétaires externalisées peuvent prendre les appels même lorsque vous êtes absent ou en consultation. Les praticiens ont ainsi la possibilité de choisir les plages horaires pendant lesquelles ils souhaitent être joignables, sans contraintes.

Comment choisir son prestataire de télésecrétariat médical ?

Pour bien choisir votre prestataire de télésecrétariat médical, voici quelques conseils :

  • Demandez des références : Le bouche-à-oreille reste la meilleure publicité. N’hésitez pas à demander autour de vous si d’autres médecins ont déjà eu recours à une société de télésecrétariat médical et quels sont leurs retours d’expérience.
  • Comparez les tarifs : Les prix des prestataires peuvent varier en fonction des services proposés. Prenez le temps de comparer les offres, en vériant notamment si elles incluent ou non certaines prestations (facturation, gestion des agendas, etc.).
  • Vérifiez les compétences du personnel : Il est essentiel que les secrétaires externalisées soient formées aux spécificités du domaine médical afin de répondre au mieux aux attentes des patients, mais également aux exigences légales en matière de confidentialité et de protection des données médicales.

La mise en place du télésecrétariat médical dans votre cabinet

Pour intégrer le service de télésecrétariat médical dans votre cabinet, voici les étapes clés :

  1. Choisissez votre prestataire en prenant en compte les critères mentionnés précédemment.
  2. Etablissez un cahier des charges regroupant vos attentes (horaires, services demandés…) et transmettez-le à votre prestataire.
  3. Avec le soutien de votre prestataire, effectuez une formation avec les secrétaires externalisées pour leur présenter le logiciel de prise de rendez-vous et le dossier patient informatisé.
  4. Transférez progressivement la gestion de votre accueil téléphonique et de vos tâches administratives au télésecrétariat médical.
  5. Réalisez un suivi régulier avec votre prestataire pour vous assurer de la qualité du service et discuter des axes d’amélioration éventuelles.

En résumé, le télésecrétariat médical est une solution efficace pour améliorer l’organisation de votre cabinet et permettre aux professionnels de santé de se consacrer pleinement à leur activité médicale. De plus, cet investissement présente des avantages économiques non-négligeables et garantit un accueil téléphonique de qualité, essentiel pour satisfaire les patients.